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Prestação de serviço de Auditoria na folha de pagamento de sua instituição
EQUIPE DA AUDITORIA: Os trabalhos de auditoria serão executados por profissionais do Instituto ESAFI com larga experiência na área de auditoria / gestão de folha de pagamento da administração pública, visando assegurar o melhor retorno ao órgão contratante, no que diz respeito a controle dos riscos, existência de falhas ou fraudes que possam impactar às despesas com pessoal.
Apresentação:
A partir de 2023, o Instituto ESAFI realiza a auditoria in loco da folha de pagamento de sua instituição. Por meio de uma equipe multidisciplinar de auditores altamente especializada e com muita experiência na administração pública, um planejamento adequado e com a utilização de técnicas metodológicas de auditoria bastante avançadas e apropriadas, a auditoria em folha de pagamento pode levar a resultados surpreendentes para a gestão, resultando, em muitas circunstâncias, uma vultuosa economia aos cofres da instituição.
Justificativa:
Apesar de ser uma área que absorva maior parcela recursos financeiros, a folha de pagamento ainda é um tabu quando se trata de auditoria, mesmo considerando ser um processo que requeira assertividade das operações e que envolva os colaboradores institucionais. Dada a velocidade com que novas exigências são incorporadas às atividades, a auditoria de folha de pagamento merece ser considerada como importante instrumento que assegure as decisões de governadores, prefeitos, secretários, diretores de autarquias e da equipe de servidores como um todo.
Resultados esperados
A aplicação de procedimentos e técnicas de auditoria de forma corretiva e preventiva, fornecerá informações convincentes quanto à conformidade das rotinas em relação às normas, regulamentos e legislação vigentes, visando a redução do risco de fraudes. O trabalho da auditoria na folha de pagamento pode gerar, em situações específicas, uma economia de até 20% (vinte por cento) do valor anual desembolsado. Estas ações podem evitar perdas financeiras indesejáveis imediatas, ou mesmo futuras demandas judiciais em processos trabalhistas ou previdenciários.
Evitar a geração de multas
Como existem várias funções dentro do setor de pessoal, a auditoria de folha de pagamento se constitui em instrumento que assegura o cumprimento de diversos dispositivos legais que tratam de admissão / ingresso, retenção de documentos, controle de horas trabalhadas, prevenção de multas com relação à concessão e pagamento de férias, cálculo de rescisões e etc.
Assegurar o correto recolhimento dos impostos
A auditoria em folha de pagamento possibilita a análise de valores decorrentes da incidência de INSS, Imposto de Renda e FGTS, identificando diferenças de cálculos que podem causar o recolhimento incorreto de valores de impostos e contribuições sociais retidas dos servidores e sobre a folha de pagamento, inclusive se o registro na GFIP está adequado à realidade e a legislação, e se os cálculos referentes ao Imposto de Renda estão adequados aos registros funcionais.
Possibilitar o reexame de cálculos
O processo fará a revisão de cálculos de outras rubricas que impactam a folha de pagamento, inclusive se o enquadramento no Plano de Cargos e Salários está de acordo com o histórico funcional e com as normas vigentes, apurando se a remuneração paga está de acordo com a função, com as normas estabelecidas e com a natureza das atividades exercidas pelos servidores, inclusive acordos de categorias especiais sobre benefícios, tais como, vale refeição, vale alimentação, bolsa de estudo, auxílio saúde, entre outros.
Reduz a rotatividade de servidores
Também, como resultado vantajoso da auditoria em folha de pagamento, pode-se ter uma visão sobre todas as obrigações e direitos dos servidores e se estes estão assegurados, mostrando assim a cultura ética da organização, reduzindo a rotatividade do quadro de funcionários e servidores.
Preparação o órgão para o e-Social
Outro ponto importante da auditoria em folha de pagamento é a verificação do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, sendo possível prevenir e corrigir os erros, ajustando o órgão às exigências do e-Social, evitando problemas no momento da entrega da declaração, assegurando aos servidores que atuam na gestão da folha de pagamento que estes possam realizar as tarefas conforme as leis vigentes.
Prazo
O prazo para a execução dos trabalhos é definido com base no número de matrículas da folha de pagamento. Como exemplo, para uma prefeitura com cerca de 10.000 matrículas, o prazo é de execução é de 180 dias contados a partir da data de assinatura do contrato, podendo ser prorrogado mediante acordo entre as partes.
Escopo
O sistema de Controle Interno da instituição será avaliado para fins de mapeamento dos processos, para a identificação e gerenciamento dos riscos inerentes à Folha de Pagamento e posterior elaboração do mapa geral de riscos do sistema de folha de pagamento;
Serão realizadas reuniões preliminares para definição do cronograma de atividades e abordagem do escopo da auditoria na folha de pagamento. Será realizado o levantamento de informações e análise preliminar da base de dados, aplicação de testes de consistência, integridade de informações e identificação do nível de compatibilidade dos perfis de acesso aos sistemas de folha de pagamento.
Poderão ser examinadas com a execução da auditoria, por padrão, as folhas de pagamento dos últimos 60 meses, ou outros períodos que podem ser customizados pela administração, abrangendo os seguintes itens que serão parametrizados para a elaboração do relatório final:
a) Testes de regularidade das admissões e demissões/exonerações;
b) Testes de regularidade dos pagamentos, recibos, inclusive 13° e folhas suplementares;
c) Exame de valores de remunerações, descontos de forma geral e cálculos de horas extras;
d) Exame da regularidade dos registros de frequência e lançamentos em folha de pagamento;
e) Testes de regularidade de pagamentos de pensões e aposentadorias;
f) Exame da regularidade de pagamento de gratificação por desempenho em comissões e demais valores;
g) Exame da regularidade de equiparação salarial e aumentos coletivos;
h) Exame da regularidade de pagamentos referentes à adicionais de periculosidade, insalubridade e penosidade;
i) Exame da regularidade de retenções/consignações e recolhimentos em geral;
j) Teste de Integridade da base de dados;
k) Identificação do nível de compatibilidade dos perfis de acesso aos sistemas de folha de pagamento;
l) Exame da regularidade dos registros no SEFIP;
m) Exame da regularidade na emissão de Guias INSS e RPPS (Regime Próprio);
n) Exame da regularidade na emissão da RAIS;
o) Exame da regularidade dos registros no E-Social;
p) Análise e verificações de Portarias e demais atos normativos;
q) Análise e verificações de conformidade de declarações eventuais e demais processos relacionados as despesas de pessoal.
Observação:
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Os testes e exames da auditoria serão realizados em estrita conformidade conforme com a legislação Federal, Estadual e Municipal aplicáveis;
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Ao final da auditoria será fornecido um Mapa de Riscos da Folha de Pagamento para o gerenciamento dos riscos pela própria entidade;
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Serão fornecidas, também, recomendações de ações futuras a serem adotadas pelo órgão contratante, visando o encaminhamento de demandas administrativas.