Planejamento e Gestão de Convênios Públicos – Como Evitar Irregularidades?

Convênios públicos são instrumentos essenciais para a transferência voluntária de recursos entre entes da administração pública oue entidades privadas sem fins lucrativos. Eles permitem viabilizar projetos e políticas públicas de grande impacto social, como ações nas áreas de saúde, educação, assistência social e infraestrutura.

No entanto, a má gestão desses instrumentos pode gerar irregularidades sérias, incluindo desvio de recursos, inadimplência, reprovação de contas e até responsabilização de gestores. Por isso, planejar e executar convênios de forma eficiente e transparente é uma exigência legal e uma responsabilidade ética.

Neste artigo, você vai entender como funciona o ciclo de vida dos convênios públicos, quais são os principais pontos de atenção, e como aplicar boas práticas para evitar irregularidades e garantir uma gestão pública responsável.

O que são Convênios Públicos?

Convênios públicos são acordos firmados entre órgãos ou entidades da administração pública (como ministérios, secretarias e prefeituras) e outros entes públicos ou privados sem fins lucrativos, com o objetivo de realizar, em regime de mútua cooperação, projetos de interesse comum.

Eles envolvem a transferência de recursos financeiros, geralmente da União para estados, municípios ou ONGs, e exigem contrapartidas, metas e prestação de contas rigorosa. A base legal para sua execução está na Lei nº 13.019/2014 (Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil), além do Decreto nº 11.531/2023 e de normas específicas para transferências voluntárias federais, como a Instrução Normativa nº 05/2018 da STN.

Principais Etapas da Gestão de Convênios

A boa gestão de convênios começa no planejamento e se estende até a prestação de contas. As principais etapas incluem:

1. Elaboração da proposta e do plano de trabalho

2. Aprovação e celebração do convênio

3. Liberação de recursos

4. Execução do objeto

5. Acompanhamento e fiscalização

6. Prestação de contas

7. Análise e julgamento final

Cada etapa tem regras específicas, e falhas em qualquer uma delas podem comprometer todo o processo, levando à devolução de recursos, aplicação de sanções e perda de credibilidade institucional.

Principais Irregularidades em Convênios Públicos

As irregularidades mais comuns envolvem:

• Ausência ou inconsistência no plano de trabalho

• Desvio de finalidade dos recursos

• Execução financeira sem respaldo legal

• Pagamentos indevidos ou sem comprovação

• Prestação de contas incompleta ou fora do prazo

• Fraudes em processos de compras ou contratação de serviços

Essas falhas podem ser causadas tanto por má-fé quanto por falta de conhecimento técnico e ausência de processos padronizados. Por isso, a capacitação de servidores e gestores é essencial.

Como Evitar Irregularidades em Convênios Públicos?

1. Planejamento Técnico Detalhado

Antes de formalizar um convênio, é essencial elaborar um plano de trabalho completo, com metas claras, cronograma físico-financeiro e indicadores de resultado. Esse documento é a espinha dorsal do projeto e servirá de base para todas as etapas posteriores.

Certifique-se de que os objetivos do convênio estejam alinhados às políticas públicas da instituição concedente e que a entidade conveniada tenha capacidade técnica e operacional para executá-lo.

2. Capacitação dos Envolvidos

Capacitar os servidores públicos e as equipes responsáveis pela execução dos convênios é uma das medidas mais eficazes para evitar erros. Isso inclui formação em:

• Elaboração e análise de projetos

• Execução orçamentária e financeira

• Licitações e contratos públicos

• Prestação de contas

• Uso de sistemas como SICONV / Plataforma Transfere

Instituições de ensino especializadas em gestão públicas, como a ESAFI Escola, oferecem cursos presenciais específicos sobre convênios e parcerias.

3. Acompanhamento Contínuo da Execução

A fiscalização não deve acontecer apenas no final. O acompanhamento deve ser periódico e preventivo, com verificações físicas e financeiras da execução.

Adote mecanismos de monitoramento como:

• Relatórios técnicos mensais

• Registros fotográficos e visitas in loco

• Planilhas comparativas entre metas planejadas e executadas

• Controle interno com checklist por etapa

4. Controles Internos Fortes

Convênios bem-sucedidos dependem de sistemas de controle interno atuantes, que assegurem a conformidade com a legislação e identifiquem falhas em tempo hábil.

Implantar fluxogramas de processo, formulários padronizados, duplo controle de despesas e segregação de funções são práticas recomendadas. Além disso, o controle interno deve atuar em cooperação com a unidade de prestação de contas.

5. Transparência e Documentação Completa

Toda a movimentação relacionada ao convênio deve estar documentada e acessível, desde a proposta inicial até os comprovantes de despesas. Isso facilita a prestação de contas e protege os envolvidos em caso de auditorias ou questionamentos dos órgãos de controle.

Também é importante alimentar corretamente os sistemas oficiais de acompanhamento de convênios, como a Plataforma +Brasil / Transfere, garantindo transparência para os órgãos fiscalizadores e para a sociedade.

6. Observância Rigorosa dos Prazos

Perder prazos pode ser tão grave quanto cometer irregularidades. O atraso na prestação de contas, por exemplo, pode tornar a entidade inadimplente e impedir o recebimento de novos recursos.

Mantenha um calendário atualizado com todos os prazos do convênio, desde a liberação dos recursos até a data final de execução e entrega da prestação de contas.

O Papel dos Órgãos de Controle

Tribunais de Contas, Controladorias e o Ministério Público desempenham papel fiscalizador na gestão dos convênios. Além de verificar a legalidade e a regularidade dos atos, podem aplicar sanções em caso de:

• Omissão no dever de prestar contas

• Danos ao erário

• Desvio de finalidade

• Improbidade administrativa

A atuação preventiva, por meio de auditorias orientadoras, deve ser estimulada, evitando que os problemas só sejam descobertos tardiamente.

A gestão eficiente de convênios públicos exige planejamento, organização e comprometimento. Mais do que evitar penalidades, trata-se de garantir que os recursos públicos cumpram sua finalidade social e gerem benefícios reais para a população.

Ao investir em capacitação, transparência, controle interno e acompanhamento técnico, é possível não apenas evitar irregularidades, mas também fortalecer a cultura da boa governança no setor público.

Entender e aplicar boas práticas na gestão de convênios é um diferencial para servidores públicos, gestores e instituições que atuam com recursos públicos. A prevenção ainda é o melhor caminho para evitar sanções e garantir a efetividade das políticas públicas financiadas por meio desses instrumentos.

Entre em contato com a ESAFI hoje mesmo e descubra como podemos ajudar a transformar a gestão pública no seu órgão.